Emménager dans de nouveaux locaux professionnels : quelles sont les premières démarches ?
Un déménagement n’est pas une tâche de tout repos, c’est bien connu. Et c’est encore pire lorsqu’il s’agit du déménagement d’une entreprise dans de nouveaux locaux ! Il faut réussir à penser à toutes les démarches et les formalités obligatoires, sans en oublier aucune pour ne pas nuire à l’activité de la société. Voici une check-list des démarches à effectuer en amont et en aval de votre déménagement professionnel.
Les démarches préalables à l’emménagement dans de nouveaux locaux
Une fois que vous avez trouvé les nouveaux locaux adéquats, vous devez vous acquitter d’un certain nombre de démarches :
- faire des demandes de devis auprès de déménageurs professionnels, en leur précisant que vous préférez un déménagement le week-end pour réduire l’impact sur votre activité.
- mettre en œuvre les travaux de rénovation, de décoration ou d’adaptation nécessaires avant l’installation des salariés dans les nouveaux locaux : impossible d’imaginer vos employés en train de travailler entre un plâtrier qui ponce un mur et un carreleur qui change le revêtement de sol.
- acheter et faire installer le matériel de bureau et l’outillage indispensables pour que l’entreprise puisse redémarrer rapidement après l’emménagement.
- si l’entreprise est locataire, déposer le préavis de départ (entre 3 et 6 mois en fonction des baux commerciaux) auprès du propriétaire.
- informer les salariés du déménagement, et leur rendre la vie facile en précisant les commodités et les transports en commun à proximité. L’idéal est de prévenir les représentants du personnel le plus longtemps en amont possible, pour que la transition se fasse en douceur.
Les démarches nécessaires au moment du déménagement
Avant le déménagement de l’entreprise, et pour que tout soit en état de marche le jour de l’emménagement, pensez aux points suivants :
- contrat d’électricité : cela peut être l’occasion de faire jouer la concurrence en se renseignant sur les tarifs d’électricité professionnels auprès de différents fournisseurs, pour choisir celui qui vous propose le coût le plus intéressant, ou qui correspond à vos valeurs si vous cherchez une électricité neutre en carbone.
- contrat de gaz : c’est aussi l’occasion de contacter des fournisseurs de gaz pour professionnels pour trouver le contrat qui vous convient le mieux.
- Internet et lignes téléphoniques : pensez à avertir votre fournisseur d’accès suffisamment à l’avance, pour ne pas vous retrouver coupé du monde le jour de la reprise de l’activité.
- administration : informez tous les organismes de votre changement d’adresse (URSSAF, sécurité sociale, fournisseurs, clients, assurances, etc.), et prévoyez un suivi du courrier à la Poste pour ne pas passer à côté de courriers importants.